Obbligo di collegamento tra registratori telematici e strumenti di pagamento elettronico – POS (introdotto dal 1° gennaio 2026 dalla Legge di Bilancio 2025)

QUI LE INFORMAZIONI DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Dal 5 marzo 2026 è possibile per gli operatori commerciali adempiere all’obbligo – introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n.207/2024) – di collegare i Registratori Telematici (RT) ai dispositivi POS (Point of Sale) per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi.

Le procedure per l’adempimento a tale obbligo sono SEMPLIFICATE e NON ONEROSE.

COSA SAPERE IN PRATICA

• Dal 5 marzo 2026 sarà possibile comunicare il collegamento tra RT e POS già attivi al mese di gennaio 2026. Gli operatori commerciali (o gli intermediari) hanno 45 giorni (e quindi fino al 18 aprile 2026) dal momento in cui la procedura web sarà disponibile per completare la registrazione.
• Per i POS attivati successivamente al mese di gennaio 2026: la registrazione dovrà avvenire tra il 6° e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. Ogni variazione successiva (nuovi POS, modifiche o dismissioni) deve essere registrata con le stesse regole.
• Il collegamento POS-RT è previsto attraverso una comunicazione da effettuare nel portale dell’Agenzia delle Entrate dedicato a “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile associare tutti i POS posseduti dall’operatore commerciale (fisici, SoftPOS su smartphone/tablet, o virtuali per pagamenti online) al Registratore Telematico corrispondente. Il collegamento può essere anche multiplo: un singolo POS può essere collegato a più RT oppure più POS possono essere collegati a un singolo RT. Va indicato l’indirizzo dell’unità locale presso la quale POS e RT vengono utilizzati.
• Per effettuare il collegamento è necessario conoscere: 1) la matricola del registratore di cassa telematico; 2) i dati identificativi dello strumento di pagamento elettronico; 3) l’indirizzo dell’esercizio commerciale presso il quale vengono utilizzati.
• Gli strumenti di pagamento elettronico di tipo FISICO (tutti i dispositivi che consentono il pagamento mediante lettura della carta di pagamento del cliente (sia tramite inserimento nel lettore sia in modalità contactless. Rientrano in tale categoria anche i cosiddetti “SoftPOS”, App che vengono installate su un dispositivo come smartphone, tablet, ecc. dell’esercente trasformandolo in un POS in grado di accettare pagamenti contactless) sono identificati dal Terminal ID del dispositivo e dai dati dell’operatore finanziario (codice fiscale e denominazione) con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento. Gli strumenti di tipo VIRTUALE (tipicamente quelli che consentono i pagamenti via internet, mediante piattaforme online) sono identificati solamente dai dati dell’operatore finanziario (codice fiscale e denominazione) con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento.
• Il Terminal ID e gli altri dati identificativi dello strumento di pagamento elettronico possono essere reperiti nella documentazione contrattuale, nei rapporti periodici o nelle aree web dedicate e messi a disposizione dall’operatore finanziario. In caso di necessità si consiglia di rivolgersi al servizio di assistenza dell’operatore.
• I dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui l’esercente è titolare sono già presenti in procedura sulla base delle informazioni comunicate dagli operatori finanziari. Nel caso in cui non fosse indicato un POS di cui si è titolari, occorre inserire manualmente i dati identificativi del POS non presente a sistema oltre al numero di contratto di convenzionamento stipulato con l’operatore finanziario.
• Il mancato collegamento degli strumenti di pagamento RT-POS comporta una sanzione da 1.000 a 4.000 euro, con possibile applicazione di sanzioni accessorie, quali la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
• I dati dei pagamenti elettronici vengono memorizzati dai registratori telematici e trasmessi in forma aggregata su base giornaliera all’Agenzia delle Entrate, includendo modalità di pagamento e ammontare dei corrispettivi. L’omessa, tardiva o incompleta trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici comporta una sanzione di 100 euro per ogni violazione, fino a un massimo di 1.000 euro per ciascun trimestre, senza possibilità di cumulo giuridico con altre sanzioni.
• Eventuali disallineamenti tra corrispettivi e pagamenti elettronici possono comportare l’invio, da parte dell’Agenzia delle Entrate, di lettere di compliance, che richiedono al contribuente una gestione finanziaria più attenta e una quadratura periodica tra pagamenti elettronici e corrispettivi.